ทำอย่างไรจะทำให้ระบบพัสดุมีระบบการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

.....สวัสดีปีใหม่ครับทุกท่าน.......

ก่อนอื่นเรามาเล่าเรื่องราวของระบบงานพัสดุกันก่อนดีกว่า ทุกวันนี้เราคงจะหนีไม่พ้นเรื่องการทำรายงานพัสดุประจำเดือน ประจำไตรมาส ประจำปี สำหรับส่วนราชการที่มีระบบสารสนเทศและมีโปรแกรมพัสดุอยู่แล้วก็คงสบายไปเพราะระบบดังกล่าวจะช่วยสร้างรายงานต่าง ๆ ได้ตามความต้องการ
แล้วสำหรับส่วนราชการที่ไม่มีโปรแกรมหรือระบบสารสนเทศล่ะ จะต้องทำอย่างไร อันนี้ก็ต้องพึ่งตัวเองแล้ว คือเขียนโปรแกรมด้วยตนเองตามความต้องการ(อันนี้เป็นความสามารถเฉพาะตัว) อ้าว... แล้วถ้าเขียนโปรแกรมไม่เป็นล่ะจะทำอย่างไรดี คำตอบง่าย ๆ เลยครับ จ้างบริษัทมาทำระบบพัสดุ อ้าว.. แล้วถ้าไม่มีงบประมาณในการจ้างล่ะ จะทำอย่างไรดี เฮ้อ อันนี้ก็ต้องทำระบบเดิม ๆ ไปเรื่อย ๆ ครับ รอจนกว่า จะมีโปรแกรมเมอร์มาช่วยเขียนระบบในส่วนราชการ หรือ เราต้องศึกษาการเขียนโปรแกรมเอง หรือ รองบประมาณเพื่อจ้างบริษัทมาทำระบบให้ งั้น..ก็ต้องรอต่อไปนะซิ... ใช่แล้วครับ ต้องรอ..
คำถาม “แล้วทำไมเราไม่หาของฟรี ๆ ที่มีคนเขียนให้เอามาใช้ล่ะ” เออ.. จริงด้วย .. ของฟรี ๆ มันก็มีครับ แต่ผลลัพธ์รายงานต่าง ๆ มันไม่ตรงใจเรา แล้วเราจะทำอย่างไร..! อันนี้ก็ต้องปรับเปลี่ยนกันหน่อยแล้วครับ ตามความคิดของผม ถ้ามันไม่ผิดระเบียบก็น่าจะปรับเปลี่ยนกันหน่อย แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ลดเวลาการทำงานและสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม ถ้าโปรแกรม มีประสิทธิภาพ แล้วรองรับกับระบบงานของส่วนราชการได้เกือบครบ (แต่คงไม่ครบ 100 % ) ที่ไม่ครบ 100 % ก็เพราะเป็นโปรแกรมฟรี ใช่ไหมครับ..เราก็ต้องเข้าใจ...
คราวนี้เราลองมาเลือกโปรแกรมมาใช้กัน คือดาวน์โหลดโปรแกรมที่ต้องการแล้วก็ทดลองใช้ดู (ลองแบบเล่น ๆ) แล้วค่อย ๆ เลือกโปรแกรมที่ถูกใจสัก 1 โปรแกรม (ที่ดีที่สุด) แล้วลองมาดูความสามารถของโปรแกรมว่ามันทำรายงานให้เราได้มากขนาดไหน ยิ่งป้อนข้อมูลน้อยๆ แต่พอที่จะมีข้อมูลให้เรารายงานได้ แล้วก็ไม่ผิดระเบียบพัสดุ คราวนี้สบายเลย งานเราก็เร็วขึ้น ได้ใช้โปรแกรมใช้อีกแต่ถ้านาน ๆ ไป โปรแกรมที่เราดาวน์โหลดมาใช้ตั้งนานแล้ว เจ้าของโปรแกรมไม่ทำการเพิ่มเติมหรือไม่อัพเดทเอาซะเลยล่ะ แล้วส่วนราชการจะทำอย่างไรดีนี่ (นึกว่าจะได้ของฟรีมาใช้แต่ดันไม่มีคนมาอัพเดทการใช้โปรแกรมให้อีก) กลายเป็นว่าเราต้องเริ่มหาโปรแกรมใหม่อีกแล้วเหรอ เอาและครับปัญหา บังเกิดขึ้นอีกแล้ว...เอาละครับคราวหน้าจะมาเล่าวิธีการแก้ไขปัญหากัน...ส่วนวันนี้เอาแค่นี้ก่อนนะครับผมต้องไปทำงานแล้วแหละ... สวัสดีครับ..